- オフィス
しくみを使って社員の声を反映したリニューアル
みんなで一緒に働くためのオフィスの在り方とは
長崎市で内航海運と石油の販売を手掛ける浜崎海運様と朝日石油様。浜崎海運様は5隻の船を所有し、エネルギーの海上輸送を通し社会に貢献することを基本理念とする会社だ。朝日石油様は長崎に３店舗、福岡に３店舗のガソリンスタンドを経営。お客様にご満足頂けるようにと日々サービス向上を心がけ、ENEOSカード登録者数全国１位(茂里町SS)、同２位(つつじヶ丘SS)を誇る。
同社は、2019年秋にオフィスのリニューアル計画に着手し、コロナ禍の2020年5月に新しいオフィスに生まれ変わった。
入社２年目のイシマル営業担当 松永が、浜崎貴司専務からオフィスのリニューアルをしたいとご相談を頂き、お話を伺うことになった。
リニューアル前のオフィスは昔ながらのレイアウトではあるが、一人当たりの執務スペースも十分に確保されていたため、古くなった備品の買い替えをご希望だと思っていた松永。しかし、浜崎専務から「単に机や椅子を新しくするだけではなく、2社ある会社や各部門の垣根を越えて、みんなで一緒に働くことを実感できる職場にしたい」との強い要望をいただいた。
オフィスといった「場」にもこのようなビジョンがあると、レイアウトや動線、家具・什器の選定まで方針が定まる。しかし、実際にはオフィス設計にビジョンを持ってご依頼されるケースは、あまり多くない。ご依頼の多くが、「狭くなった」「人が増えた」「古くなった」という理由が大半だ。
更に詳しくお話を伺うと「経営陣ではなく、実際に働く社員の声を最大限に反映させたい。座席を固定していることで、書類や仕事が属人化している。」
「MFクラウド、ドロップボックス等のクラウドサービスを活用しているので、ペーパーレス化やフリーアドレスの運用が可能なはず。みんなで情報を共有化する為に大幅なレイアウトの変更を行いたい」との具体的な構想が聞けた。浜崎専務自身、自ら幾つかのオフィスを見学し、働き方とオフィスのあり方に関する情報を収集して、ビジョンとともにイメージも持たれていたようだ。
そこで社員の声を聴くために、コクヨの“はたナビ”をご提案。“はたナビ”はオフィス家具メーカーのコクヨが提供する「働く環境診断ツール」。社員の「働き方」と「働く環境」への考えかたを可視化できる。この “はたナビ”のアンケートを通して社員の本音が見える化できた。
その中で、表出した課題を目の当たりにした専務が「（アンケートで出てきた）不満は、良くなるための可能性であり、この意見を土台として仕事をみんなで分かち合えるような設計の事務所にしたい」とリニューアルのコンセプトが固まった。
当初は、固定席も含めて3パターンのレイアウトと働き方がプランニングされたが、同社が解決したい課題や事前にイメージしていた働き方を実現するオフィスとはかなり開きがあったようだ。専務を始め社員の皆さんからの細かい要望により、何度もレイアウトプランの修正が行われた。
これらの要望は経験が浅い松永には荷が重すぎたが、イシマルの経験豊富なプランナーや営業支援のスタッフ、実際に現場の工事に当たる内装仕上げの担当者などが総出でサポートし、このプロジェクトにあたった。レイアウトをフリーアドレス1本に絞って詳細が決まっていくと、運用面での想定できる問題点を１つ１つ解決していく作業に移り、それからやっと家具のセレクトとなる。
最終的には、オフィスの家具の入れ替えにとどまらず、内装工事、会議室のリニューアル、フリーアドレスに必須であるノートパソコンに至るまで、多くのご発注を頂いた。
今回の取材にあたり、新しい働き方にすっかり馴染んで活き活きと仕事をしている皆様にオフィスの感想をお聴きしたところ
- 「以前より会話が増えた」
- 「紙が減って、事務所もすっきりした」
- 「人もオフィスも明るくなった」
と、同社が全員で目指し、作り上げた新しい職場に変化したことを実感した。